Mindannyian támaszkodunk az e-mailre az azonnali levelezéshez - és annak biztosításához, hogy Amazon csomagunk valóban úton van. De nyugodtan kijelenthetjük, hogy minden dicséretes juttatás ellenére az e-mail beérkező levelek mappája hamarosan létezésének ártalmává válhat, ha nincs bejelölve. A zsúfolt postafiók látványa pedig szinte mindenkinek azonnal stresszt jelent.

Az e-mail rendszeres ellenőrzése mindennapos feladat, amelyet elkerülni nem lehet, és bármennyire is szorgalmas a „válasz mindenkinek” elütése, a csatlakozó e-mail postafiók kezelése könnyebb, mint megtenni. És ha kevésbé szorgalmas vagy - mint például, hajlamosabb vagy engedni a az e-mailek cím nélkül halmozódnak fel - valószínű, hogy hiányzik a postafiók szervezete (és a szorongás az e-mailes adósság miatt) befolyásolja a termelékenységet többet, mint rájössz. Szerencsére van kiút a kaotikus postafiók lyukából. Annak érdekében, hogy jobban kezelhessük rakoncátlan postaládáinkat, időhatékony (olvasható: életmentő) e-mail kezelési hackekre kértük a termelékenységi profikat, amelyek sokkal közelebb visznek a megfoghatatlannak tűnő Inbox Zero-hoz.

ÖSSZEFÜGGŐ : 6 dolog, ami minden hatékony munka-e-mailben közös

Kapcsolódó elemek

1 Az e-maileket egyszerre csak 15 percig ellenőrizheti

A termelékenységi szakértő és a Inkwell Press , Tonya Dalton, maximalizálhatja a termelékenységet azáltal, hogy röviden ellenőrzi az e-maileket, 15 perces tört . 'Meglepődne azon, hogy hány e-mailt olvashat el és válaszolhat rövid időn belül, ha tételesen ellenőrzi a beérkező leveleket' - mondja. 'A legfontosabb az időzítő beállítása, hogy tudd, mikor telik el a 15 perced, és mikor van ideje áttérni más munkára.'

hogyan lehet eltávolítani a tűzfüstszagot a fabútorokból

kettő Időzítés ütemezése az e-mailekhez

Ugyanebben az értelemben szokás ütemezni a kijelölt időzítéseket (15 ish perc), pusztán e-mail ellenőrzés céljából. Az e-mailek folyamatos olvasása a beérkező levelek közé kerülve végső soron akadályozza a termelékenységet. Azoknál a szakmáknál, ahol az állandó kommunikáció elengedhetetlen, az ütemterv kialakítása nem biztos, hogy reális. De ha hosszú, kemény pillantást vet a munkájára, akkor azt tapasztalhatja, hogy kivitelezhető az e-mailek olvasási idejének kijelölése, mondjuk 60 vagy 90 percenként. Állítsa be a riasztásokat a naptárban, amíg nem lesz rutinja. Ha valakinek valóban el kell érnie, újra e-mailt küld Önnek, küldjön közvetlen üzenetet , vagy hívjon. Ha az e-maileket áthidalja telefonján, jelölje be olvasatlanként azokat, amelyekre figyelnie kell, hogy ne felejtse el később válaszolni.

ÖSSZEFÜGGŐ: Felejtsd el az időgazdálkodást Figyelem A menedzsment a jobb út a termelékenység felé

3 Célzottan használja a Piszkozatok mappát

Ne hagyja, hogy e-mail fiókja tennivalók listájává váljon, olyanná, amin felülről lefelé végigmunkálja magát ”- mondja Charles Duhigg, újságíró és a legkeresettebb szerzője Okosabb, gyorsabb, jobb . Ez a lehető legrosszabb tennivalók listája, mert szó szerint mindenki hozzáadhatja.

Készítse el saját e-mail feladatlistáját, csak azokat nyitva meg, amelyekre szüksége van a figyelmére. Keressen fontos e-maileket, amelyek azonnali választ igényelnek (pl. Kiemelt projekteknél vagy a főnökétől). és csak ezeket az üzeneteket nyissa meg - vagy nyomja meg a Válasz gombot. Tartsa nyitva a válaszablakot a számítógépén, vagy hagyja függőben a piszkozatot a piszkozatok mappában. Ott van a teendők listája: ez a halom válasz. Használja az előírt e-mail időt arra, hogy átgondolt, meggyőző válaszokat írjon, ahelyett, hogy megpróbálna nagyobb mennyiségű kevésbé releváns dolgot áttépni. Így az lehet a célja, hogy egy üres piszkozatok mappáját hozza létre, nem pedig egy eleve üres postafiókot.

4 Tételenként fogadja az e-maileket

Ha nem tud ellenőrizni minden alkalommal, amikor pinget hall, akkor a beérkezett üzenetek mappájában lévő folyamatos e-mailek kezelésének egyszerű módja (és a zavaró tényezők megfékezése) olyan eszköz használata, mint a BatchedInbox a Gmail beépülő modulja megóvhatja Önt a folyamatos figyelemeltereléstől. Csoportosítja e-mailjeit, és hullámokban elküldi neked - de csak az Ön által kiválasztott pontos időpontokban.

5. Könyörtelenül leiratkozhat

A lényegtelen hírlevelek és az értékesítési értesítések egyesével történő törlése a termelékenység illúzióját keltheti, de ugyanazon levélszemét hétről hétre történő áthúzása csak növeli az e-mailek hatékonyságát. 'A törvény szerint minden hírlevélnek tartalmaznia kell egy leiratkozási linket' - mondja Dalton. 'Szánjon rá időt arra a linkre kattintva, hogy elküldje leiratkozási kérelmét. Ez egy 10 másodperces befektetés, amely tisztább postaládája formájában megtérül. '

a legjobb módja annak, hogy a szoba kellemes illatú legyen

Dalton azt is megjegyzi, hogy az e-mailes regisztrációhoz nem szükséges alkalmazás vagy szolgáltatás szükséges, hogy megszabaduljon a postaládájából a rendetlenség. 'Sok ilyen program végül eladja az Ön e-mail címét más vállalatoknak, hogy az üzleti életben maradhasson' - teszi hozzá.

ÖSSZEFÜGGŐ: A telefon tisztítása

6. Kapcsolja be az Előnézet funkciót

Használja az e-mail program előnézeti funkcióját, ha rendelkezik ilyennel (többségük igen). Ez lehetővé teszi, hogy egy üzenet első néhány sorát külön ablakban pillanthassa meg, így nem kell teljesen megnyitnia az olvasáshoz, és azonnal törölheti a szemetet. (Bónusz: Ez csökkenti annak esélyét is, hogy csatolt vírussal üzenetet nyisson.)

7 Csak egyszer érintse meg az e-maileket (és használja az öt D-t)

Dalton azt javasolja, hogy tegyen lépéseket, mihelyt megnyílik egy üzenet, figyelembe véve az 5 D-t: Tegye, delegálja, törölje, elhalasztja és kijelölje. 'Gyorsan elküldheti azokat az e-maileket, amelyek kevesebb mint két perc műveletet igényelnek, és átruházhatja azokat, amelyek más részéről cselekvést igényelnek' - mondja. Azonnal törölje a leiratkozást és törölje azokat az üzeneteket, amelyek nem igényelnek semmilyen műveletet, és halasztja azokat az értesítéseket, amelyek végrehajtása több mint két perc műveletet igényel. Végül a releváns információkat tartalmazó e-maileket külön mappába töltse le, így a jövőben könnyebben megkeresheti azokat.

hogyan tartsam állandóan friss illatú a házam

ÖSSZEFÜGGŐ: Az e-mail címke 7 parancsolatát mindenkinek be kell tartania

8. A mappák a barátod

Ha a beérkező leveleket alapértelmezett tárhelyként használja, gyorsan digitális szemétfiókká válik, ami bonyolulttá teszi a szükséges keresést - mondja Peggy Duncan , személyes termelékenységi szakértő Atlantában. Kézzel rendezheti az üzeneteket mappákba, de még jobb, ha beállíthat automatikus szűrőket, amelyek közvetlenül az előnyben részesített mappába irányítják az üzeneteket. Például a Facebook értesítései egyenesen a Social Media mappába kerülhetnek. A marketing csapat minden üzenete egyenesen a Marketing Initiatives fájlba kerül. (A Gmail ezt automatikusan elvégzi, de hasonló rendszert beállíthat más e-mail szolgáltatásokkal, például a Microsoft Outlook programmal.) Miután az összes típusú e-mail, például a hírlevelek, a saját mappájukba vannak csoportosítva, kiválaszthatja az összeset és törölheti a nem kívántakat a egyetlen kattintással. Keressen egy automatikus e-mail rendezési beállítást, amely az Ön és feladatai számára megfelelő, majd tartsa be.

9. Készítsen konzervált választ

Ha több, hasonló kéréseket tartalmazó üzenetet kap, akkor Dalton azt tanácsolja, hogy írjon ki egy alapértelmezett konzerv választ, amelyet az egyes e-mail válaszokkal kissé módosíthat és személyre szabhat. 'Mentse az alapértelmezett választ az egyik e-mail aláírásként, így könnyen kitöltheti az e-mailek törzsét' - mondja. Zseni, igaz? (Csak ne felejtse el módosítani a címzettet és a körülményeket.)

ÖSSZEFÜGGŐ: Hogyan lehet valójában elkészíteni a dolgokat, miközben otthon dolgozol

10. Hozzon létre egy Alias-fiókot a levelek rendezéséhez

Számos e-mail platform (beleértve a Gmailt is) lehetővé teszi álneves fiókok létrehozását, amelyek mind egyetlen postaládába kerülnek. 'Az álneves fiókjaimat úgy állítottam össze, hogy egyetlen mappába gyűjtsenek' - mondja Dalton a taktikáról, amelyet a számlák és egyéb kritikus pénzügyi dokumentumok rendezéséhez alkalmaz. - Péntek reggelig egyetlen e-mailrel sem foglalkozom, amikor időt szánok arra, hogy leüljek és rendezzem az összes pénzügyemet.

hogyan kell megtisztítani a parókakefét

tizenegy Éppen. Ne. Válasz.

Ott mondták. Ez a tanács túlmutat a nyilvánvaló levélszemét kezelésén - és nyilvánvalóan nem helyeseljük a főnök kísérteties megjelenését. Erről az üzenetről beszélünk munkatársaival, két asztallal lejjebb. Duhigg azt állítja, hogy az emberek gyakran tesznek fel kérdéseket, amikor valószínűleg egyedül találják meg a válaszokat. És ha nem válaszolok, meg fogják találni ezeket a válaszokat. Hogyan valósíthatja meg ezt a fajta gondolkodást anélkül, hogy durva lenne? Azzal, hogy jobban aggódsz önmagad és a saját időd miatt, mint másoké (ah!). Gyakorlatra szolgáló mantra: Nincs oka annak, hogy válaszoljak az embereknek pusztán azért, mert e-mailt küldenek nekem.

12. Gondold át az Inbox-Zero Dream-t

Lehet, hogy ez nem mindenki számára a bölcsesség megfelelő gyöngyszeme - sok embernek van valami intenzív kielégítője abban, hogy minden napot tiszta postaládával kezdjen és kezdjen. De számodra talán ez az elvárás irreális, sőt kissé fojtogató. A postaládád vallásos kiürítése őszintén időpazarlás lehet (és talán valóban másról is szól) - mondja Duhigg. A törlés, törlés, törlés megütése kielégítő lehet, vagy produktívnak tűnhet, de miért kell bajlódnia? Felteszi a kérdést: Azért csinálod, mert ettől jól érzed magad, vagy mert valóban hasznos? És ha ez nem hasznos, akkor talán nincs szüksége tiszta postaládára - és talán abba kellene hagynia ezt a siker barométereként.

ÖSSZEFÜGGŐ: 8 Expert Digital Decluttering Tips a képernyő idő csökkentéséhez