HOGYAN ÍRJUNK HATÉKONY E-MAILEKET A MUNKAHELYEN IGAZI EGYSZERŰ

Ha valaha is kapott e-mailt egy kollégától, túlzottan részletes utasításokkal, zavaros kérésekkel vagy út túl sok felesleges címzettet is beleértve, tudja a hatékony e-mail kommunikáció fontosságát a munkahelyén. Szervezet és gondolkodás nélkül küldött e-mailek valóban akadályozhatják a munkafolyamatot, általában bosszantják az embereket, és egyébként elkerülhető félreértéseket okozhatnak.

Tehát hogyan készíthet világos, hatékony e-mailt, amely megfelelő egyensúlyt teremt a részletes és a tömör között; olyan, amely minden megfelelő témában megtalálható minden érintett ember számára? Először tudnia kell, mikor kell valamit e-mailben elküldeni - szemben a közvetlen üzenettel, személyes találkozó , vagy telefon hívás . Az e-mailek ideálisak hosszabb utasításlisták küldésére, bejelentkezésre a projektben vagy fájlok megosztására. Az e-mailes kommunikáció emellett írásban rögzíti azokat a fontos beszélgetéseket, amelyekre később utalnia kell. Itt van hat dolog, amit minden hatékony e-mail író megtesz, mielőtt lenyomná a 'küldés' gombot.

1. Maximalizálja a Tárgy sort

Először is, a témát az üzenethez és / vagy a válaszához kell igazítani. Írsz valakinek, aki e-mailt küldött neked a múlt héten? Ne vegyen elő egy régi, nem kapcsolódó üzenetet, és nyomja meg a „válasz” gombot - a címzettje pontosan elfelejtette, amit egy hete írt neked. Segítsen tájékozódni, és egy új témával válaszoljon, amely tükrözi az új témát vagy az üzenetükre adott válaszát (mondjuk, Háttérinformációk legújabb ügyfelünkről, Jane Doe-ról vagy Útmutató az új clevelandi házunkhoz) - mondja Peggy Duncan, a személyes termelékenységi szakértő Atlantában. Kevésbé valószínű, hogy összekeveri a címzettet, és később könnyebben megtalálhatja az üzenetét.

hogyan tudom megtisztítani a zuhanyfejemet

Másodszor, legyen konkrét. Például itt egy rossz / homályos témakör: Személyzeti értekezlet. Most itt van egy jobb: Kérjük, vigye el ezt a mellékletet 14 óráig. személyzeti értekezlet. Ha részleteket ad meg, például egy szükséges műveletet vagy hol és mikor részleteket, segít a címzettnek azonnal felmérni az üzenet fontosságát - mondja Marsha Egan, a Az Inbox Detox és az e-mail kiválóság szokása (20 USD; amazon.com ). Ez segíteni fogja őket abban is, hogy ne felejtsék el elvégezni a szükséges feladatot.

Nem biztos abban, hogy mi legyen a téma? Gondoljon azokra a kulcsszavakra, amelyeket akkor használna, ha később meg kellene találnia az e-mailt - mondja Nick Morgan, a szerző Hallasz? Hogyan lehet kapcsolatot teremteni az emberekkel a virtuális világban (11 USD; amazon.com ).

2. Adjon részletes utasításokat

Az írásbeli utasítások világossága megnehezítheti vagy megtörheti a munkahelyi e-mail hatékonyságát. Ha hozzárendeli a megfelelő feladatokat egy embercsoporthoz, ossza meg őket személyenként, és használja a pontokat, hogy mindenki pontosan tudja, mire van szüksége segítségre.

3. Óvatosan válassza ki a címzetteket

Írja meg az e-mailt, mielőtt felvenné a címzetteket - mondja Vanessa Van Edwards, a Ragadja meg az emberekkel való siker tudományát (12 USD; amazon.com ). Ez nemcsak megakadályozza a félelmetes véletlenszerű küldést, hanem lehetővé teszi címzettek hozzáadását is az e-mail tartalma alapján. El akarja kerülni ezeket a hosszú, többszemélyes e-mail láncokat? Ha több emberre van szükséged valamihez, például egy dokumentumhoz való hozzászóláshoz, fontold meg egy megosztható fájl (például egy Google Doc) létrehozását, ahol mindenki javasolhat változtatásokat egy térben ezer e-mail elküldése nélkül.

ÖSSZEFÜGGŐ: Minden, amit meg kell (és nem szabad tartalmaznia) egy irodán kívüli e-mailben

4. Vágja le a nyelvet

E-mail egy snafu-ról, amelyet meg kell javítani? Ahelyett, hogy költőivé válna arról, hogy mekkora húzás vagy kinek a hibája, inkább a cselekvésre van szükség kérdés orvoslására. Például ahelyett, hogy azt mondaná: 'Az ügyfélnek problémája van a prezentációnkkal, és ezt nehéz lesz megoldani', próbálkozzon: 'Szeretném, ha segítségedre lenne valami, amit az ügyfél felhívott a hívásunkra.' Ez meg fogja tenni negatív visszajelzést adva vagy hatékonyabb kellemetlen feladatok kérése e-mailben.

5. Tartalmazza a Válaszutasításokat

Még akkor is, ha e-mailje nem igényel választ (a következő két órában orvos találkozóján leszek, vagy a mai helyett holnap be tudja adni a jelentését), sokan kötelességüknek érzik, hogy ezt OK vagy Köszönettel nyugtázzák. Adjon nekik könnyű dolgot. Ha nem akar visszahallgatni, írja be az üzenet végére a „Nincs szükség válaszra” szót - mondja Duncan. Időt takarít meg mindkét végén, és megakadályozza a haszontalan e-maileket abban, hogy összezavarják a dobozokat. Ezenkívül ne habozzon előre megírni a köszönetet, amikor valakinek feltesz egy kérdést. Meggátol benneteket abban, hogy ne érezzen kísértést egy soros köszönet elküldésével, amikor az illető visszaír.

6. Ne legyen túl személyes

Az e-mailek tényekre vonatkoznak, nem pedig érzésekre - mondja Egan. A digitális levelezésben a hanghajlás és a testbeszéd hiánya miatt bizonyos érzéseket - hogy érzi magát munkatársával, mit gondolt a szomszéd pártjáról - könnyen félre lehet értelmezni. Ha érzékeny (vagy kevésbé pozitív) kérdést akar felvetni, hívjon inkább őket.