Függetlenül attól, hogy levelezése személyes vagy szakmai, vagy sem, mindannyian bűnösök vagyunk abban, hogy időről időre elkövettünk egy faux passt. (Ha csak törölni tudná a nem megfelelő e-mail nem megfelelő személynek történő továbbításának memóriáját!) A következő alkalommal, amikor üzenetet fogalmaz meg a tömegek számára, kövesse az e-mail illemtan ezen parancsolatait, hogy elkerülje a ráncigényes kommunikációs balhét.

ÖSSZEFÜGGŐ: Minden, amit meg kell (és nem szabad tartalmaznia) egy irodán kívüli e-mailben

Kapcsolódó elemek

1 Óvatosan válaszoljon mindenre

Ne válaszoljon mindenkire, kivéve, ha az adott terjesztési listán szereplő minden egyes személynek tudnia kell, mit kell mondania - mondja Aimee Symington, a Finesse Worldwide vezérigazgatója. Azt javasolja, hogy nézze át a listán szereplő neveket, és csak azoknak válaszoljon, akiknek valóban szüksége van a válaszára. Ez azt jelentheti, hogy csak a feladónak vagy a hét címzett közül hárman válaszolunk. És ha a menedzser vagy kolléga azt akarja, hogy lemásolják valamire, tartsa tiszteletben kérését.

Az átgondolt válaszok időt spórolhatnak meg másoknak. Akár üzleti, akár társadalmi okokból, az embereket el fogja idegesíteni a jelentéktelen e-mailek áramlata, mert meg kell állniuk a megnyitásukhoz - mondja Diane Gottsman, a texasi Protocol School alapítója. Ezért gondold át kétszer, mielőtt mindenre válaszolnál a Nem sikerül, a következő alkalommal, amikor villásreggelire hívnak.

kettő Soha ne hagyjon üresen egy tárgy sort

A jó témakör segít a címzetteknek az e-mailek rangsorolásában, mondja Lizzie Post, az Awesome Etiquette podcast társalgója. Bármit is csinál, ne hagyja üresen. Tárgysor készítésekor tegye egyedivé és tömörvé, és figyelje a helyesírást és a nyelvtant. Ez az első dolog, amit az ember észrevesz, mondja Post.

ÖSSZEFÜGGŐ: Öt egyszerű lépésben szervezte a munkáját

Mivel a tárgysornak tükröznie kell az e-mail tartalmát, a szakértők azt javasolják, hogy frissítsék a tárgysort a beszélgetés folyamán. Kerülje el a témaköröket, amelyek csökkenthetik az e-mail sürgősségét (gondoljon: gyors kérdés a fő munkaprobléma címére), vagy valakinek hiányozhat egy olyan üzenet, amelyet szerinte már olvasott - magyarázza Gottsman. Azt javasolja, hogy indítson új szálat, ha egy e-mail túl messzire tért el az eredeti üzenettől.

3 Válasz azonnal

Bár a szakértők nem értenek egyet az e-mailek megfelelő válaszidejében, egyetértenek abban, hogy szinte minden e-mail megérdemli a választ. Ha egy egyszerű válasz (értem, köszönet vagy jó tervnek tűnik) elegendő, próbáljon válaszolni, amint elolvasta az e-mailt.

Előfordul, hogy egy e-mail olyan információkat igényel, amelyek összegyűjtése több napig is eltarthat - de ez nem azt jelenti, hogy hagyhatja lógni az embereket. Mondja meg nekik, hogy megkapta az e-mailt, és visszatér, amikor csak teheti - mondja Symington.

Ne felejtsen el automatikus válaszüzenetet használni, ha utazik vagy irodán kívül - teszi hozzá, így mások tudják, hogy nem kellene válaszra számítaniuk.

4 Óvatosan tovább

Győződjön meg arról, hogy a megfelelő embereknek továbbítja-e a megfelelő okokat - mondja Post. Mielőtt továbbítaná, értékelje a tartalom érzékenységét - amely tartalmazza a mellékleteket, valamint az üzenethez társított neveket és elérhetőségeket. Vannak, akik jobban szeretnék, ha elérhetőségi adataik privátak maradnának. Ha egy szál túl sok részletes vitapontot tartalmaz, indítson új e-mailt.

ÖSSZEFÜGGŐ: Hogyan kezeljük az 5 rendkívül idegesítő munkatársat

5. Mondja el valakinek, ha feltörték

Mindannyian ott voltunk. Egy vírus elhatalmasodik, és mielőtt megtudnánk, olyan linkekkel spameljük a nagypapát, hogy bárki elpirulna. Ha nyilvánvalóan vírust kap, értesítse az áldozatot, aki nem biztos, hogy tisztában van a történésekkel. Csak annyit mondjon: „Szerettem volna tudatni veled, hogy ez történik” - mondja Symington. Ez szép dolog.

6. Tiszteld az e-mailezés művészetét

Törődik azzal, hogy személyesen jó benyomást keltsen, miért ne tartaná ugyanolyan színvonalon e-mail címét? Az e-mail tükrözi Önt, és úgy kell írni, mint egy betűt, mint egy szöveget, miközben a rövidséget szem előtt tartva mondja Symington. Ellenőrizze a helyesírást, a nyelvtant és az írásjeleket. Minden kupak azt jelzi, hogy kiabálsz, és az összes kisbetű azt jelenti, hogy lusta vagy. A túl sok betűtípus, szín és mosolygós arc irritálhat - teszi hozzá.

Légy barátságos, anélkül, hogy megpróbálnád túlzásba vinni a humort. Tévedj az óvatosság mellett, még akkor is, ha van humorérzéked - mondja Gottsman. A hangot gyakran zavarják az e-mailek, és nem akarja szakszerűtlennek lenni, mert valaki nem érti a poénját.

7 Ne feledje: Nincs e-mail a vacsoránál

Az egy dolog, ha alkalmi étkezést folytat egy másik jelentős társasággal (és a dátum éjszaka holnap van), de egy vacsora alkalmával abszolút ne ellenőrizze az e-mailt - mondja Post. Ami az irodai értekezleteket illeti, ez attól függ. Ha a kollégák telefonokat vagy laptopokat visznek a konferenciatermekbe, hogy az értekezletek során hozzáférjenek az e-mailekhez, akkor valószínűleg rendben van. Ne feledje, hogy a vállalati kultúrák eltérő politikákat alkalmaznak az e-mailekkel kapcsolatban, mondja. Ismerje meg az e-mail jellegét a munkahelyén annak érdekében, hogy megfelelő legyen.