Gyorsan adjon visszajelzést, de ne azonnal.
Ne várjon egy éves felülvizsgálatot, hogy felhívja a fejlesztési területeket. Gyorsan hívja fel a figyelmet a kérdésekre, hogy a részletek frissek legyenek a fejében. Egy esemény utáni nap az édes pont; egy kis idő elfojtja a túl forró érzelmeket, és lehetővé teszi, hogy felkészüljön és átgondoltabb legyen a szavaival. Ebben a pillanatban mindkét fél erősebb, kevésbé segítőkész reakciót fog elérni - mondja Jennifer Porter, a Esküvői csoport , vezetői és csapatfejlesztő cég. Az éves vagy negyedéves áttekintéseknek ki kell terjedniük a célokra, és a jövőbeni visszajelzésekre kell összpontosítaniuk - például arra, hogy mit kell tennie valakinek többé-kevésbé a karrierje előrehaladásához (Ha jobban hozzáértene az adatelemzéshez, akkor látom, hogy a következő szint).

Ne feledje a szándékát.
Gondoljon arra, miért szeretne visszajelzést megosztani egyáltalán. Azért teszed ezt, mert szeretnél segíteni az embernek a sikerben - mondja Porter. Abban az időben kevésbé jóindulatúnak érezheti magát - gondolhatja, hogy csak meg kell korlátoznia a rossz szokásokat vagy helyre kell hoznia a hanyag munkát -, de bármilyen visszajelzés segíti a csapatát a tanulásban és a növekedésben. Ön is ki akarja szerezni a bizalmukat. Ha nem adja meg a visszajelzést, akkor valaki más nem fog olyan jó munkát végezni, mint lehet, mondja Freyan Billimoria, a Skillshare , egy online tanulási közösség. A beszélgetés során fejezze ki szándékát. Mondd, azért mondom ezt neked, mert törődöm veled, és szeretném, ha a lehető leghatékonyabb lennél.

Gondoljon a tartalomra, ne a kézbesítésre.
Sok vezető aggódik amiatt, hogy hogyan fogják tompítani az ütést ahelyett, hogy mondanák - mondja Porter. Ez olyan, mintha felkészülne beszédet tartani, és arra összpontosítana, hogy mit viseljen, nem pedig a prezentáció tartalmára - jegyzi meg. Kérdezd meg magadtól: Mi a legfontosabb üzenetem? Remélem, mit vesz el ez a személy a beszélgetésből? Mi akarok történni ezután? Írja le, mit fog mondani és gyakorolni a zuhany alatt vagy egy megbízható munkatársra. Nullázza a viselkedést vagy a cselekedetet, ahelyett, hogy megbeszélné az érzéseket, és adjon konkrét példákat, például azt vettem észre, hogy Ön hatszor szakította félbe az embereket ezen a találkozón (szemben azzal, hogy durva vagy a munkatársakkal szemben).

ÖSSZEFÜGGŐ: Itt van, hogyan lehet rugalmas menetrendet szerezni a munkahelyen

Kezdje egy kérdéssel.
A megbeszélésnek párbeszédnek kell lennie, nem pedig monológnak. Mondjuk, szívesen beszélgetnék veled, hogy visszajelzést osszak meg. Rendben van? Az emberi természet, hogy igent mond, de ha engedélyt kér, megerősítheti a kapcsolatot - mondja Porter. Egy másik taktika: A másik személy vezesse a beszélgetést. Mondd, szívesen beszélnék veled x . Szerinted mi ment jól? Mit gondolsz, mi nem? Adjon munkatársának időt a válaszadásra. Sok esetben már tudják, hol maradnak alul - mondja Fran Hauser, a szerző A kedves lány mítosza (16 USD; amazon.com ). Ha a beszélgetést kritika helyett összefogásként keretezi, akkor a hangnem támogatóbb.

Használjon kevesebb szót.
Legyen a lehető legkonkrétabb. Homályos vagy közhelyes kifejezések (Meg kell dolgoznod a vezetői jelenléteden) vagy a cukorral bevont visszajelzések zavaróak a hallgató számára, növelve annak valószínűségét, hogy teljesen elmulasztják a véleményedet. Ha 100 szóval azt mondod, hogy valaki elmulasztott egy határidőt, akkor túlmagyarázod - mondja Porter. Miután feltöltötte a töltőszavakat és a lágyítószereket (tudom, hogy túlterhelt), a visszajelzések kezdik személyesnek érezni, és elfogultság kúszhat be - mondja Billimoria. Ehelyett térjen rá a lényegre, és említse meg, amit megfigyelt. Mondjuk, észrevettem, hogy elmulasztottuk az utolsó két jelentés határidejét. Mi történt?

Ne öntse le az üzenetét.
Lehet, hogy ösztönös a negatív visszacsatolás két dicséret közötti szétválasztása, de ez az egyik legnagyobb hiba, amelyet a vezetők elkövetnek - mondja Billimoria. A visszajelzés elrejtése a kidobható bókok belsejében elveszi a szavak erejét. Az emberek látják, hogy jön; akkor elutasítják a pozitívat, megvárják a negatívumot, és nem bíznak a mondanivalóban - mondja Porter. Amit megtehet, hogy kedves, de közvetlen legyen: Pozitívan fejezze ki a visszajelzést - mondja Hauser. Mondjuk, sok minden jól megy, de konstruktív visszajelzésem van néhány olyan dolgról, amely fejlesztésre szorul, vagy van néhány tanácsom, amely segíthet.

ÖSSZEFÜGGŐ: A beérkező levelek rendeltetésszerű kezelése ezekkel a profi e-mail kezelési tippekkel

Adja meg a kontextust.
Miért érdekel, ha valaki későn szállít munkát? Vagy nem formázza tökéletesen a prezentációkat? A válaszok nyilvánvalóak lehetnek az Ön számára, de az alkalmazottnak meg kell értenie a visszajelzés mögött meghúzódó okokat. Próbáljon megjegyzéseket elhelyezni a nagyobb kép belsejében - például amikor részlegünk késik a munkával, az más csapatokat is érint, vagy Ha pénzügyi adatai rosszul mutatnak, az bizalmatlanságot okozhat az embereknek a számai iránt. Ha Hauser elmondja, miért fontos a visszajelzése, megkönnyítheti a kézbesítést és a hallást.

Legyen empatikus.
Kritikus megjegyzések fogadása nehéz. Nem számít, mennyire ügyes vagy a visszajelzésben. Még mindig csíp - mondja Porter. Ne legyen túl kemény, hallgassa meg a másik szemszögét, és maradjon nyugodt. Ezenkívül kerülje a szót, ha teheti. A finom szóválasztás a beszélgetést inkább párbeszédnek érzi, mint támadásnak - mondja Hauser. Például ahelyett, hogy azt mondaná, hogy szerintem ezt másképp is megtehette volna, mondjuk: Ezt szerintem másképp is megtehette volna.

Csináld négyszemközt.
A nehéz hírek e-mailben vagy telefonon történő átadása csábító, de a személyes találkozás (vagy a Skype vagy a FaceTime segítségével) hatékonyabb - mondja Hauser. Ez lehetővé teszi, hogy olvassa el egymás nonverbális jelzéseit és érzelmi szándékát. A személyes szembenézés az egyetlen módja annak, hogy a másik ember megérezhesse az együttérzését - mondja Hauser. Továbbá, ha nem látja alkalmazottját, akkor nehezebb lesz felismerni, hogy ideges-e vagy akár odafigyel arra, amit mond. Üljön egyenesen, és tartsa szemkontaktust, bármilyen nehéz is legyen - mondja Hauser.

Legyen nyomonkövetési terve.
Zárja le a beszélgetést a következő lépések megbeszélésével. Kérdezd meg, hogyan lehetsz hasznos, és együtt döntsd el, mikor kéne újra beszélned (napok, hetek vagy hónapok múlva, a problémától függően). Ezután jelentkezzen be egy-két nap után, hogy lássa, hogyan érzi magát a másik. Természetes, hogy a visszajelzés vevője kissé megsebesülve távozik a beszélgetéstől, még akkor is, ha eredményes volt - mondja Porter. Időt kell adnia az embereknek a feldolgozásra - mondja Billimoria. Az erős kapcsolatok kulcsa a visszacsatolás. Ha megteszi, bizalmat szerez, ami a következő alkalommal megkönnyíti a visszajelzések megosztását.

Ne felejtsen el bőségesen dicsérni.
Tegye a rutin részévé a pozitív visszajelzés átadását - ne csak szorítsa kellemetlen beszélgetésekbe. A lényeg nem csak az emberek elhelyezése vagy mindenki trófea adása; a pozitív visszajelzés egy szakmai fejlesztő eszköz. Először is építő jellegű - hasznos, ha az emberek tudják, mit csinálnak jól, így folytathatják. Másodszor, segít egy olyan kultúra létrehozásában, amely nyitottabb és toleránsabb a visszajelzések iránt - mondja Porter. Legyen itt is konkrét. Mondjuk, nekem nagyon tetszik, ahogyan kezelte ezt a kihívást, vagy nagyra értékelem, hogy beszélt más osztályokkal, hogy megvásárolja őket. És mondd gyakran. Minden kritikáért legalább öt darab dicséretet kell mondania - mondja Hauser. Ez olyan helyre juttatja az embereket, ahol visszajelzésre vágynak.