1. lépés: Dobja el az igazolt nyugtákat és az ATM-igazolványokat

Szinte az összes pénzügyi dokumentuma három kategóriába sorolható: nyilvántartások, amelyeket csak a naptári évre vagy annál rövidebb időtartamra kell megőriznie, a papírok, amelyeket hét évig meg kell őriznie (a tipikus ablak, amely során az adóbevallását ellenőrizhetik), és papírokat, amelyeken korlátlanul felakaszthat.

Például valóban el kell mentenie az összes ATM-visszavonási bizonylatot? Nem. Miután ellenőrizte az online fiókjában vagy havi kivonatában megjelenő információkat, kidobhatja az ATM-bizonylatot. Ugyanez vonatkozik a betéti bizonylatokra és a hitelkártya-nyugtákra is. Ne őrizze meg a kisebb vásárlásokról szóló értékesítési bizonylatokat, miután néhányszor kielégítően használta az elemet, vagy a garancia lejárt. Őrizze meg a főbb vásárlásokról szóló bizonylatokat (minden olyan cikk, amelynek pótköltsége meghaladja a háztulajdonosok vagy a bérlők biztosításának önrészét).

Röviddel a naptári év vége után valószínűleg rengeteg további papírt dobhat ki (vagy biztonságosabb módon apríthat), beleértve a fizetési csonkokat, a havi hitelkártya- és jelzálog-kimutatásokat, a közüzemi számlákat (ha nem szükséges az üzleti levonásokhoz), valamint a brókercégek és befektetési alapok társaságainak havi vagy negyedéves jelentése az előző évről.

'Általában az egész év tevékenysége részletesen szerepel az utolsó, az év végi kimutatásban, így minden más állítás feleslegessé válik' - mondja Ed Slott, a New York-i Rockville Center CPA-ja. A végső fizetési csonk és a W-2 űrlap például dokumentálja az év összes bevételét, ha valaki másnak dolgozik; ha önálló vállalkozó, akkor az 1099 űrlapja ugyanezt teszi Ön helyett. Ehhez hasonlóan a legtöbb befektetési társaság és néhány hitelkártya-kibocsátó átfogó kimutatásokat küld januárban. 'Addig őrizze meg a havi frissítéseket, amíg össze nem egyezteti őket az év végi összefoglalókkal' - mondja Slott.

2. lépés: Húzza ki a végleges kimutatásokat akár hét évig

Meg kell azonban tartania ezeket a hitelkártya-kimutatásokat, valamint a W-2 és 1099 számokat legalább három évig, lehetőleg hétig. A Bevételi Szolgálatnak az adóbevallásának benyújtásától számítva legfeljebb három év áll rendelkezésére, hogy megvizsgálja a hibákat, és hat évig tart ellenőrzést, ha felmerül a gyanú, hogy a bruttó jövedelmét 25% -kal vagy annál nagyobb mértékben jelentette be. (Nincs olyan elévülési idő, aki szándékosan követett el csalást.) Valóban minden olyan dokumentumot meg kell őriznie, amely támogatja a visszatérését, amíg az ellenőrzési ablak bezárul. A további dokumentumok között meg kell őriznie: törölt csekkek és nyugták az összes levonható üzleti költségről (például a szórakoztatásért, otthoni irodai felszerelésekért és szakmai díjakért), nyugdíjszámlájú járulékok, jótékonysági adományok, gyermekgondozási számlák, kifizetetlen számlák -zsebészeti orvosi költségek, tartásdíj, jelzálog-kamat és ingatlanadó-befizetések.

Hacsak nem tudatosan nyújtott be hamis bevallást, három-hét év után feldobhatja ezeket az igazoló dokumentumokat, attól függően, hogy mennyire egyszerű az adózási helyzete.

De ne dobja ki a tényleges adóbevallásokat vagy a befektetési számláinak év végi összefoglalóit, még akkor sem, ha az ellenőrzés esélyei csak eltűntek. Ezek a dokumentumok nem foglalnak sok helyet, és nagyon hasznosak lehetnek a jövőbeli pénzügyi tervezéshez.

Biztosítási célokból meg akarja őrizni a nagyobb vásárlásokról szóló bizonylatokat és azokat a nyugtákat is, amelyek megmutatják, mennyit fizetett a lakhatási fejlesztésekért a végtelenségig, mind a potenciális vásárlók kielégítése érdekében, mind az esetleges tőkenyereség-adók csökkentése érdekében, amikor eladja otthonát. Rendkívül fontos megőrizni azokat a visszaigazoló bizonylatokat, amelyeken szerepel a kedvezményezett megnevezése, valamint a részvények, befektetési alapok és minden egyéb befektetés vételára; ragaszkodjon ezekhez a nyilvántartásokhoz a végtelenségig, mert valamikor, mondja Slott, 'Önnek vagy örököseinek pontosan tudniuk kell, hogy mennyit fizettek a befektetésük adózási nyereségének megállapításához'.

3. lépés: Adjon otthont a papírjainak

Ha van egy szabad helyiség vagy sarok, amelyet kijelölhet a papírmunkával foglalkozó helynek, nagyszerű; ha nem, akkor egy fiók, szekrény vagy szekrény, ahol számlákat és aktuális iratokat tárolhat, egy olyan asztal közelében található, amelyre csekkeket írhat. Ami a kellékeket illeti, megtalálja a mappákat vagy a manilaborítékokat, amelyek jól jöhetnek a papírok iktatásához, akárcsak egy iratszekrény vagy kartondoboz a nyilvántartások tárolásához.

Őrizze végrendeletét, születési és házassági anyakönyvi kivonatait, biztosítási kötvényeit, vagyonleveleit és egyéb állandó nyilvántartásait biztonságos, de hozzáférhető helyen, a többi pénzügyi dokumentuma közelében, így Ön és örökösei mindig gyorsan hozzájuk juthatnak, ha szükségük van rá. .

4. lépés: Legyen szisztematikus

Legyen terve az összes papír feldolgozására. Válasszon egy helyet, ahová felteszi a számlákat ― mondjuk, egy manilaborítékot, fiókot, műanyag dobozba vagy válogatót ―, és dobja be az egyes borítékokat, amikor megérkeznek a levélbe. Ezután, amikor leül fizetni a számláit, egy helyen lesz az összes szükséges papír.

Most itt van a kulcs: Miután kifizette a számlát vagy ellenőrizte a kivonatot, azonnal nyújtsa be. 'Az lenne a célja, hogy minél kevesebbszer megérintsen egy darabot, ahelyett, hogy halomról halomra keverné' - mondja Paula Boyer Kennedy, az Ernst & Young mininneapolisi irodájának pénzügyi tervezője. - Ha kifizetés után visszaragasztja a fiókot a fiókba, barátokat talál, és párosodnak és utódokat hoznak létre. Hamarosan igazi alom lesz.

Ismét egy nagyon kezdetleges iratrendszerre van szükség. A legegyszerűbb módszer az, hogy mindent, ami az adókkal kapcsolatos, egyetlen edénybe dobja, amint elkészült vele: fiók, irattartó szekrény, papírharmonika dosszié vagy akár cipősdoboz is megteszi. Így, ha készen áll az adóbevallás kitöltésére, kéznél lesz az összes szükséges papír. Alternatív megoldásként az elején beállíthat egy kicsit szervezettebb rendszert, külön fájlmappákkal az életének főbb kategóriái számára. Megcímkézheti például a mappákat a számlatípus (hitelkártya kivonatok, bróker kivonatok, közüzemi számlák stb.) Vagy adókategória (levonható üzleti költségek, karitatív hozzájárulások stb.) Vagy pénzügyi cél ( lakás, nyugdíj, főiskolai pénztár stb.). Ez kezdetben több időt vehet igénybe, de hosszú távon időt takarít meg.

5. lépés: A lemaradás kezelése

Ha van egy rendszere, akkor is meg kell küzdenie az összes halmot, amelyet már felhalmozott. Ahelyett, hogy hatalmas átszervezést indítana, kezdje úgy, hogy egyszerre válasszon át egy kis halmot. Napi fél órát szánhat a régi papírok átvilágítására, esetleg hírek nézése vagy zenehallgatás közben.

Meg fog lepődni azon a különbségen, amelyet egy kis szervezet jelent. 'Az emberek nem veszik észre, hogy mennyit fizetnek annak eredményeként, hogy pénzügyi papírjaik rendetlenségek vannak - késői hitelkártya-terhelés itt, elveszett adólevonás' - mondja Stephanie Denton, Cincinnati szakmai szervezője. Még ennél is nagyobb lehet azonban a hosszú távú szellemi és pénzügyi előny. Miután rendeződött, 'a mentális energiáját az igazán fontos dolgokra összpontosíthatja, például a befektetéseire és a pénzügyi céljaira' - mondja Terry Savage, a A vad igazság a pénzről ( amazon.com ). 'A pénzügyi dokumentumok rendbetétele nagy nyereséget jelent nyugodtan.'